บทที่7 การจัดการไฟล์
1 การเปิดไฟล์เอกสาร
1.1 การเปิดไฟล์เอกสารใหม่
1.1.1 การสร้างไฟล์ใหม่ก่อนเปิดโปรแกรม
จากตำแหน่งที่อยู่ ต่าง ๆ เราสามารถสร้างไฟล์เอกสารใหม่ได้เสมอ โดยคลิกขวา เลื่อนมาที่คำสั่ง New เลือกคำสั่ง เอกสารMicrosoft Office Word จะได้ไฟล์เอกสารใหม่ในชื่อว่า New เอกสารMicrosoft Office Word ให้เราเปลี่ยนชื่อตามต้องการ แล้วจึงดับเบิลคลิกเปิดโปรแกรมและไฟล์เอกสารใหม่นี้
รูปที่ 1-40 การสร้างไฟล์เอกสารใหม่ที่ Saksit
รูปที่ 1-41 ไฟล์เอกสารใหม่ในชื่อว่า New เอกสาร Microsoft Word
1.1.2 การเปิดโปรแกรมและไฟล์เอกสารใหม่
ให้เปิด โปรแกรม Microsoft Word จากเมนู Start\All Programs\Microsoft Office\Microsoft Office Word 2007 หรือคลิกปุ่มไอคอนโปรแกรม Microsoft Word จะเปิดโปรแกรมพร้อมกับไฟล์เอกสารใหม่ ในชื่อ Document1
รูปที่ 1-42 การเปิดโปรแกรม Microsoft Word 2007 และไฟล์เอกสารใหม่ใช้ชื่อว่า Document1
1.1.2 การเปิดไฟล์เอกสารใหม่หลังจากเปิดใช้งานในแฟ้มอื่นแล้ว
ในขณะที่เราเปิดทำงานกับแฟ้มเอกสารอื่น และต้องการที่จะเปิดแฟ้มเอกสารใหม่ขึ้นมาทำงานด้วย ถ้าเป็นการเปิดแฟ้มเอกสารเปล่า ให้คลิกปุ่มไอคอนสร้างเอกสารเปล่าที่แท็บเครื่องมือมาตรฐาน ก็ จะได้ Document2 หรือ Document3...5 ซึ่งจะนับต่อจากการเปิดเอกสารเปล่าไปเรื่อย ๆ
รูปที่ 1-43 การเปิดไฟล์เอกสารเปล่าขึ้นใหม่ใช้ชื่อว่า Document4 ต่อไป
ส่วนถ้าต้องการเปิดเอกสารจากแม่แบบเอกสาร ให้คลิกเมนูหลักปุ่ม Office คลิก เลือกคำสั่งสร้าง... จะเปิดกล่องโต้ตอบสร้างขึ้นมา ให้คลิกเลือกแท็บประเภทของเอกสารแล้วเลือก ไฟล์เอกสารแม่แบบเพื่อดูตัวอย่างทางด้านขวามือ เมื่อได้เอกสารต้นแบบตามที่ต้องการให้ตอบ ตกลง ดังรูป
รูปที่ 1-44 กล่องโต้ตอบของการสร้างเอกสารใหม่ เลือกเอกสารรายงาน
1.2 การเปิดไฟล์เอกสารเก่า
1.2.1 การเปิดไฟล์เอกสารเก่าจากไอคอนของไฟล์นั้น
จากตำแหน่ง ที่อยู่ของไฟล์เอกสารที่เราเคยทำงานมาแล้ว เราสามารถเปิดไฟล์เอกสารเก่านั้นได้เสมอ โดยดับคลิก ไอคอนของไฟล์นั้น ซึ่งจะเปิดโปรแกรม Microsoft Word แล้วเรียกไฟล์นั้นขึ้นมาเลย
รูปที่ 1-45 รูปไอคอนของไฟล์เวิร์ดชนิดต่าง ๆ
1.2.2 การเปิดไฟล์เอกสารเก่าจากโปรแกรม
เป็นการเปิดโปรแกรม Microsoft Word ขึ้นมาก่อน จากนั้นให้คลิกปุ่ม Office\เปิด... หรือคลิกปุ่มไอคอนเปิด บนแถบ เครื่องมือด่วน จะได้กล่องโต้ตอบเปิด ให้คลิกเลือกตำแหน่งต้นทางของที่อยู่ของไฟล์เอกสาร คลิก เลือกไฟล์เอกสารที่ต้องการ ถ้ายังมีโฟลเดอร์ย่อย ๆ ต่อไปอีกก็ให้ดับเบิลคลิกที่โฟลเดอร์ย่อย ๆ นั้น
รูปที่ 1-46 กล่องโต้ตอบเปิด เลือกไฟล์วิชาอินเทอร์เน็ต
และเราสามารถเปิดไฟล์เอกสารเก่าที่เคยใช้งานครั้งล่าสุดได้อย่างรวดเร็ว โดย คลิกปุ่ม Office\เปิด แล้วเลือกรายชื่อไฟล์เอกสารเก่าที่ปรากฏทางด้านขวาของเมนู
รูปที่ 1-47 การเปิดในโปรแกรม Microsoft Word เพื่อเลือกเปิดไฟล์เอกสารล่าสุด
รูปที่ 1-48 แฟ้มเอกสารที่ถูกเปิด
1.2.3 การใช้เครื่องมือค้นหาในกล่องโต้ตอบเปิดเพื่อค้นหาไฟล์ เอกสาร
ที่กล่องโต้ตอบเปิด บนแท็บเครื่องมือที่ชื่อเครื่องมือค้นหา (มีทุกที่ของระบบ/ทุกหน้าต่าง) ให้พิมพ์ชื่อไฟล์เท่าที่จำได้ แล้ว Enter แล้วระบบ Windows จะค้นหาไฟล์ เมื่อพบแล้ว จะแสดง รายการชื่อไฟล์ต่าง ๆ ถ้าพบไฟล์ที่ต้องการแล้ว เลือกและเปิด
รูปที่ 1-49 รายชื่อไฟล์ที่ค้นหาเสร็จสิ้นแล้ว ในกล่องโต้ตอบเปิด
2 การแทรกไฟล์เอกสาร
ในการทำงานกับเอกสารต่าง ๆ บางครั้งเรามีความจำเป็นที่จะต้องนำเนื้อหา ทั้งหมดของไฟล์หนึ่งมาพิมพ์ต่อกันในอีกเอกสารหนึ่ง เราอาจใช้วิธีการเปิดไฟล์หนึ่งแล้วคัดลอก ทั้งหมดมาวางในอีกไฟล์หนึ่งก็ได้ แต่วิธีการแทรกไฟล์จะไม่จำเป็นต้องเปิดไฟล์นั้นขึ้นมาเลย ให้ คลิกเปิดแท็บแทรก เลือกส่วนประกอบด่วน\แฟ้ม
1 การเปิดไฟล์เอกสาร 1.1 การเปิดไฟล์เอกสารใหม่ 1.1.1 การสร้างไฟล์ใหม่ก่อนเปิดโปรแกรม จากตำแหน่งที่อยู่ ต่าง ๆ เราสามารถสร้างไฟล์เอกสารใหม่ได้เสมอ โดยคลิกขวา เลื่อนมาที่คำสั่ง New เลือกคำสั่ง เอกสารMicrosoft Office Word จะได้ไฟล์เอกสารใหม่ในชื่อว่า New เอกสารMicrosoft Office Word ให้เราเปลี่ยนชื่อตามต้องการ แล้วจึงดับเบิลคลิกเปิดโปรแกรมและไฟล์เอกสารใหม่นี้ รูปที่ 1-40 การสร้างไฟล์เอกสารใหม่ที่ Saksit รูปที่ 1-41 ไฟล์เอกสารใหม่ในชื่อว่า New เอกสาร Microsoft Word 1.1.2 การเปิดโปรแกรมและไฟล์เอกสารใหม่ ให้เปิด โปรแกรม Microsoft Word จากเมนู Start\All Programs\Microsoft Office\Microsoft Office Word 2007 หรือคลิกปุ่มไอคอนโปรแกรม Microsoft Word จะเปิดโปรแกรมพร้อมกับไฟล์เอกสารใหม่ ในชื่อ Document1 รูปที่ 1-42 การเปิดโปรแกรม Microsoft Word 2007 และไฟล์เอกสารใหม่ใช้ชื่อว่า Document1 1.1.2 การเปิดไฟล์เอกสารใหม่หลังจากเปิดใช้งานในแฟ้มอื่นแล้ว ในขณะที่เราเปิดทำงานกับแฟ้มเอกสารอื่น และต้องการที่จะเปิดแฟ้มเอกสารใหม่ขึ้นมาทำงานด้วย ถ้าเป็นการเปิดแฟ้มเอกสารเปล่า ให้คลิกปุ่มไอคอนสร้างเอกสารเปล่าที่แท็บเครื่องมือมาตรฐาน ก็ จะได้ Document2 หรือ Document3...5 ซึ่งจะนับต่อจากการเปิดเอกสารเปล่าไปเรื่อย ๆ รูปที่ 1-43 การเปิดไฟล์เอกสารเปล่าขึ้นใหม่ใช้ชื่อว่า Document4 ต่อไป ส่วนถ้าต้องการเปิดเอกสารจากแม่แบบเอกสาร ให้คลิกเมนูหลักปุ่ม Office คลิก เลือกคำสั่งสร้าง... จะเปิดกล่องโต้ตอบสร้างขึ้นมา ให้คลิกเลือกแท็บประเภทของเอกสารแล้วเลือก ไฟล์เอกสารแม่แบบเพื่อดูตัวอย่างทางด้านขวามือ เมื่อได้เอกสารต้นแบบตามที่ต้องการให้ตอบ ตกลง ดังรูป รูปที่ 1-44 กล่องโต้ตอบของการสร้างเอกสารใหม่ เลือกเอกสารรายงาน 1.2 การเปิดไฟล์เอกสารเก่า 1.2.1 การเปิดไฟล์เอกสารเก่าจากไอคอนของไฟล์นั้น จากตำแหน่ง ที่อยู่ของไฟล์เอกสารที่เราเคยทำงานมาแล้ว เราสามารถเปิดไฟล์เอกสารเก่านั้นได้เสมอ โดยดับคลิก ไอคอนของไฟล์นั้น ซึ่งจะเปิดโปรแกรม Microsoft Word แล้วเรียกไฟล์นั้นขึ้นมาเลย รูปที่ 1-45 รูปไอคอนของไฟล์เวิร์ดชนิดต่าง ๆ 1.2.2 การเปิดไฟล์เอกสารเก่าจากโปรแกรม เป็นการเปิดโปรแกรม Microsoft Word ขึ้นมาก่อน จากนั้นให้คลิกปุ่ม Office\เปิด... หรือคลิกปุ่มไอคอนเปิด บนแถบ เครื่องมือด่วน จะได้กล่องโต้ตอบเปิด ให้คลิกเลือกตำแหน่งต้นทางของที่อยู่ของไฟล์เอกสาร คลิก เลือกไฟล์เอกสารที่ต้องการ ถ้ายังมีโฟลเดอร์ย่อย ๆ ต่อไปอีกก็ให้ดับเบิลคลิกที่โฟลเดอร์ย่อย ๆ นั้น รูปที่ 1-46 กล่องโต้ตอบเปิด เลือกไฟล์วิชาอินเทอร์เน็ต และเราสามารถเปิดไฟล์เอกสารเก่าที่เคยใช้งานครั้งล่าสุดได้อย่างรวดเร็ว โดย คลิกปุ่ม Office\เปิด แล้วเลือกรายชื่อไฟล์เอกสารเก่าที่ปรากฏทางด้านขวาของเมนู รูปที่ 1-47 การเปิดในโปรแกรม Microsoft Word เพื่อเลือกเปิดไฟล์เอกสารล่าสุด รูปที่ 1-48 แฟ้มเอกสารที่ถูกเปิด 1.2.3 การใช้เครื่องมือค้นหาในกล่องโต้ตอบเปิดเพื่อค้นหาไฟล์ เอกสาร ที่กล่องโต้ตอบเปิด บนแท็บเครื่องมือที่ชื่อเครื่องมือค้นหา (มีทุกที่ของระบบ/ทุกหน้าต่าง) ให้พิมพ์ชื่อไฟล์เท่าที่จำได้ แล้ว Enter แล้วระบบ Windows จะค้นหาไฟล์ เมื่อพบแล้ว จะแสดง รายการชื่อไฟล์ต่าง ๆ ถ้าพบไฟล์ที่ต้องการแล้ว เลือกและเปิด รูปที่ 1-49 รายชื่อไฟล์ที่ค้นหาเสร็จสิ้นแล้ว ในกล่องโต้ตอบเปิด 2 การแทรกไฟล์เอกสาร ในการทำงานกับเอกสารต่าง ๆ บางครั้งเรามีความจำเป็นที่จะต้องนำเนื้อหา ทั้งหมดของไฟล์หนึ่งมาพิมพ์ต่อกันในอีกเอกสารหนึ่ง เราอาจใช้วิธีการเปิดไฟล์หนึ่งแล้วคัดลอก ทั้งหมดมาวางในอีกไฟล์หนึ่งก็ได้ แต่วิธีการแทรกไฟล์จะไม่จำเป็นต้องเปิดไฟล์นั้นขึ้นมาเลย ให้ คลิกเปิดแท็บแทรก เลือกส่วนประกอบด่วน\แฟ้ม รูปที่ 1-50 แท็บแทรกคำสั่งแฟ้ม... เมื่อเลือกคำสั่งแฟ้ม... แล้วจะปรากฏกล่องโต้ตอบแทรกแฟ้มขึ้น ให้ไปตำแหน่ง ที่อยู่ของแฟ้มที่เราต้องการนำเข้ามาแทรกในเอกสารนี้ แล้วดับเบิลคลิกไฟล์ที่ต้องการ ผลที่ได้คือ ข้อมูลเอกสารทั้งหมดจากไฟล์ที่เลือกจะถูกนำมาแทรกในเอกสารนี้ รูปที่ 1-51 เปิดหาไฟล์ที่ต้องการแทรกจากกล่องโต้ตอบแทรกแฟ้ม รูปที่ 1-52 เนื้อหาของไฟล์ที่ต้องการแทรกถูกนำเข้ามาแทรกทั้งไฟล์ 3 การพิมพ์งานหลายไฟล์ เมื่อเปิดโปรแกรมและพิมพ์งานเอกสารหลาย ๆ ไฟล์ เราสามารถที่จะเรียกไฟล์ สลับมาทำงานได้ โดยคลิกปุ่มคำสั่งสลับหน้าต่าง ของแท็บมุมมอง เลือกชื่อไฟล์ที่ต้องการเรียกมา ทำงาน หรือคลิกปุ่มชื่อไฟล์ที่ทาสก์บาร์ก็ได้ หรือใช้คีย์ Alt + Tab หรือใช้คีย์ Window + Tab รูปที่ 1-53 การสลับไฟล์ทำงานด้วยแท็บมุมมอง รูปที่ 1-54 การสลับไฟล์ทำงานด้วยปุ่มงานบนทาสก์บาร์ หากต้องการเปิดงานออกมาทั้งหมดเลย ก็ให้คลิกปุ่มเรียงทั้งหมดจากแท็บมุมมอง เมนูหลักหน้าต่าง เลือกคำสั่งจัดเรียงทั้งหมด ซึ่งควรเปิดงานเอกสารเพียง 2 ไฟล์เท่านั้น มิฉะนั้นจะ มองไม่เห็นหน้าต่างงานที่พิมพ์ รูปที่ 1-55 การสลับไฟล์ทำงานโดยจัดเรียงหน้าต่างทั้งหมด 4 การบันทึกไฟล์ (Save or Save as) เมื่อเปิดโปรแกรมและพิมพ์งานเอกสาร หากมีความประสงค์ที่จะบันทึกเก็บไว้ใน ดิสก์ไดรฟ์ สามารถปฏิบัติได้ ดังต่อไปนี้ 4.1 การบันทึกไฟล์เปิดใหม่ ในการเปิดโปรแกรมพิมพ์งานใหม่ จะใช้ชื่อไฟล์ว่า Document1 เมื่อ ต้องการบันทึกไฟล์ ให้คลิกปุ่ม Office\บันทึก (Save) หรือบันทึกเป็น (Save as) หรือให้คลิกปุ่ม บันทึกที่เป็นรูปแผ่นดิสก์ที่แถบเครื่องมือด่วนก็ได้ จะเปิดกล่องโต้ตอบบันทึกเป็นขึ้นมาให้ไป ตำแหน่งที่อยู่ที่ต้องการบันทึก แล้วตั้งชื่อไฟล์ในช่องชื่อแฟ้ม จะบันทึกชนิดเป็นเอกสาร Word 2007 (*.docx) หากต้องการเปลี่ยนชนิดของไฟล์ให้คลิกเลือกที่ช่องเก็บเป็นชนิด เปลี่ยนชนิดเป็นเอกสาร ที่ต้องการ เช่น เปลี่ยนชนิดเป็นเอกสาร Word 97-2003 (*.doc) เสร็จแล้วคลิกปุ่มบันทึก รูปที่ 1-56 การบันทึกไฟล์ที่สร้างเอกสารใหม่ เป็นรุ่นเก่า 4.2 การบันทึกไฟล์เก่า เมื่อเปิดงานเก่าขึ้นมาพิมพ์งาน แล้วต้องการที่จะบันทึกไฟล์ สามารถ ดำเนินการได้ 4 รูปแบบตามความประสงค์ของเรา ดังนี้ 4.2.1 การบันทึกไฟล์เก่า ในที่อยู่และ ชื่อเดิม ให้คลิกปุ่ม Office\บันทึก (Save) เลือกคำสั่งบันทึก หรือคลิกปุ่มบันทึกที่เป็นรูปแผ่นดิสก์ แถบเครื่องมือด่วนก็ได้ 4.2.2 การบันทึกไฟล์เก่า ในที่อยู่ใหม่ แต่ ชื่อเดิม ให้คลิกปุ่ม Office\ บันทึกเป็น (Save as) จะเปิดกล่องโต้ตอบบันทึกเป็นขึ้นมาให้ไปตำแหน่งที่อยู่ที่ต้องการบันทึก แล้ว คลิกปุ่มบันทึก 4.2.3 การบันทึกไฟล์เก่า ในที่อยู่เดิม แต่ ชื่อใหม่ ให้คลิกปุ่ม Office\ บันทึกเป็น (Save as) จะเปิดกล่องโต้ตอบบันทึกเป็นขึ้นมา ให้เปลี่ยนชื่อไฟล์ในช่องชื่อแฟ้ม แล้ว คลิกปุ่มบันทึก 4.2.4 การบันทึกไฟล์เก่า ในที่อยู่ใหม่ แต่ ชื่อใหม่ ให้คลิกปุ่ม Office\ บันทึกเป็น (Save as) จะเปิดกล่องโต้ตอบบันทึกเป็นขึ้นมา ให้ไปตำแหน่งที่อยู่ที่ต้องการบันทึก แล้วเปลี่ยนชื่อไฟล์ในช่องชื่อแฟ้ม เสร็จแล้วคลิกปุ่มบันทึก 5 การลบไฟล์ นอกจากการลบไฟล์จากหน้าต่างวินโดวส์โดยปกติแล้ว ยังสามารถลบได้จากการ เปิดงานเอกสารได้ด้วย โดยคลิกปุ่ม Office\เลือกคำสั่งเปิด แล้วไปตำแหน่งที่อยู่ของไฟล์ที่ต้องการ ลบ แล้วเลือกชื่อไฟล์ที่ต้องการจะลบ กดแป้น Delete หรือคลิกขวาที่ชื่อไฟล์นั้น แล้วเลือก Delete จากนั้นจะมีการให้คำยืนยันว่าจะลบแน่นอน ให้คลิกตอบ Yes เพื่อยืนยัน แล้วจึงยกเลิกออกไป หรือ เลือกไฟล์อื่นที่จะเปิดทำงานต่อไป แต่ลบได้ครั้งละไฟล์ รูปที่ 1-57 การลบไฟล์จากการเปิดเมนูเปิดในโปรแกรม 6 การปิดไฟล์ เป็นการปิดเฉพาะไฟล์ที่เปิดขึ้นมาพิมพ์งาน มิได้ปิดโปรแกรมเวิร์ดด้วย ให้คลิกปุ่ม Office\ เลือกคำสั่งปิด ถ้ายังไม่ได้บันทึก จะเปิดกล่องโต้ตอบคำเตือนว่าต้องการบันทึกก่อนปิด หรือไม่ หากบันทึกให้คลิกปุ่มใช่ หากไม่ต้องการบันทึก คลิกปุ่มไม่ใช่ แต่ถ้าต้องการกลับไปพิมพ์ งานต่อไปอีก คลิกปุ่มยกเลิก ดังรูป รูปที่ 1-58 เมื่อมีการปิดไฟล์ จะมีคำเตือนให้บันทึกข้อมูล เมื่อมีการพิมพ์ข้อมูลแล้ว รูปที่ 1-59 การปิดไฟล์ทั้งหมด แต่ยังเปิดโปรแกรมอยู่ 7 การออกจากโปรแกรม Microsoft Word 2007 เมื่อทำงานพิมพ์เอกสารต่าง ๆ เรียบร้อยแล้ว (มิได้หมายความว่าพิมพ์จนเสร็จงาน แต่พิมพ์จนพอใจตรงไหนก็ได้) และต้องการออกจากโปรแกรม ควรทำการบันทึกก่อนทุกครั้ง แต่ หากลืมบันทึก เมื่อออ)กจากโปรแกรมจะมีคำเตือนให้บันทึกเช่นเดียวกับการปิดไฟล์ (ให้สังเกตว่า เป็นคำเตือนของไฟล์เอกสารใด ที่จะบันทึกหรือไม่บันทึก) การออกจากโปรแกรม Microsoft Word ทำได้โดยคลิกปุ่ม Office\ ออกจาก Word (Exit Word รูปที่ 1-60 การออกจากโปรแกรม |
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น