บทที่ 6 พื้นฐานการใช้โปรแกรม
1 การเปิดโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด
ให้คลิกที่ปุ่ม Start\All Programs\Microsoft Office\Microsoft Word 2007 จะเปิด โปรแกรม Microsoft Word 2007 ในชื่อไฟล์ว่า Document1 เสมอ แต่ถ้าเปิดแฟ้มใหม่ต่อไปอีกก็จะ ใช้ชื่อเป็น Document2,………, Document10 ไปเรื่อย ๆ
2 ส่วนประกอบของโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด
เมื่อได้เปิดโปรแกรม Microsoft Word ขึ้นมาแล้ว จะปรากฏหน้าต่างของ โปรแกรม ซึ่งมีส่วนประกอบ ดังนี้
รูปที่ 1-9 ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Word
2.1 แท็บชื่อแฟ้มและโปรแกรม (Title bar)
เป็นส่วนที่แสดงชื่อของโปรแกรม และชื่อไฟล์เอกสารที่เราเรียกใช้
2.2 แท็บ
เป็นส่วนที่แสดงคำสั่งเป็นรายการรายละเอียดที่ต้องเปิดเรียกใช้
2.3 แท็บเครื่องมือด่วน (Toolbar)
เป็นส่วนที่แสดงคำสั่งของเวิร์ดที่ใช้บ่อย ๆ โดยแสดงในรูปของปุ่ม รูปภาพ หรือไอคอน โดยปกติจะมีแท็บเครื่องมือมาตรฐาน จัดรูปแบบ และรูปวาด ขึ้นมาให้ก่อน
2.4 ไม้บรรทัด (Ruler)
เป็นส่วนที่แสดงมาตราส่วนเช่นเดียวกับไม้บรรทัดทั่วไป เพื่อบอกระยะ ของข้อความในเอกสาร มีทั้งแนวนอนและแนวตั้ง ใช้ได้ทั้งเป็นนิ้วและเซนติเมตร
2.5 ตำแหน่งพิมพ์
เป็นเครื่องหมายที่บอกตำแหน่งการพิมพ์งาน (Cursor)
ตาราง การใช้แป้นพิมพ์ เพื่อเลื่อนหน้าเอกสารหรือตำแหน่งพิมพ์ แป้นพิมพ์ | หน้าที่ | |
กดแป้น Home | ให้ตำแหน่งพิมพ์วิ่งไปต้นบรรทัดเอกสารนั้น | |
กดแป้น End | ให้ตำแหน่งพิมพ์วิ่งไปท้ายบรรทัดเอกสารนั้น | |
กดแป้น Ctrl + Home | ให้ตำแหน่งพิมพ์วิ่งไปต้นเอกสารนั้น | |
กดแป้น Ctrl + End | ให้ตำแหน่งพิมพ์วิ่งไปท้ายเอกสารนั้น | |
กดแป้น Page Up | เลื่อนไปดูเอกสารทีละหน้าจอทางด้านบน | |
กดแป้น Page Down | เลื่อนไปดูเอกสารทีละหน้าจอทางด้านล่าง | |
กดแป้น Ctrl + Page Up | เลื่อนไปดูเอกสารทีละหน้าเอกสารทางด้านบน | |
กดแป้น Ctrl + Page Down | เลื่อนไปดูเอกสารทีละหน้าเอกสารทางด้านล่าง | |
2.6 แท็บสถานะ (Status bar)
การทำงาน ส่วนนี้จะแสดงคำอธิบายการทำงานให้ทราบด้วย
2.7 เลือกวิธีเรียกดู
เอกสารตามที่ต่าง ๆ ที่จะเลือก
รูปที่ 1-10 วิธีต่าง ๆ ในการเลือกใช้ปุ่มคำสั่งเรียกดูเอกสาร
2.8 มุมมองต่าง ๆ
เราสามารถใช้แท็บมุมมอง และกลุ่มคำสั่งต่าง ๆ บน Ribbon หรือใช้แถบ สถานะทางมุมล่างขวามือ
รูปที่ 1-11 วิธีต่าง ๆ ในการเลือกวิธีเรียกใช้มุมมอง 2-17
3 การใช้แท็บคำสั่งหรือเมนูลัดคำสั่ง
เมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Word 2007 ขึ้นมาพิมพ์งานเอกสาร จะสามารถใช้ แท็บคำสั่งได้ ดังต่อไปนี้
3.1 การเรียกใช้จากแท็บเครื่องมือ Ribbon
เมื่อเปิดโปรแกรมมา จอยู่ที่แท็บหน้าแรก ให้คลิกแท็บที่ต้องการทำงาน หรือเมื่อมีงานบางงาน จะมีแท็บบริบท เกิดขึ้นมาเอง
รูปที่ 1-12 รูปแบบแท็บบริบท
สำหรับการเรียกใช้แท็บ สามารถเรียกใช้ได้ทั้งจากเมาส์และแป้นพิมพ์ ดังต่อไปนี้
3.1.1 การใช้แป้นพิมพ์
ให้กดแป้น Alt พร้อมกับคีย์ที่แสดงขึ้นมา
รูปที่ 1-13 การใช้แป้นพิมพ์เรียกคำสั่ง
3.1.2 การใช้เมาส์ ให้คลิกที่ชื่อแทน
ที่ต้องการใช้ แล้วคลิกเลือกรายการ คำสั่งในกลุ่มคำสั่งของแท็บนั้น
1) แท็บหน้าแรก เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ใน การจัดรูปแบบของข้อความในเอกสาร ได้แก่ คลิปบอร์ด แบบอักษร ย่อหน้า ลักษณะ การแก้ไข เป็นต้น
รูปที่ 1-14 แท็บหน้าแรก
2) แท็บแทรก เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ในการ แทรก ได้แก่ หน้า ตาราง ภาพประกอบ ภาพเชื่อมโยง หัวกระดาษและท้ายกระดาษ เป็นต้น
รูปที่ 1-15 แท็บแทรก
3) แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวม กลุ่มคำสั่งที่ใช้ในการแทรก ได้แก่ ชุดรูปแบบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ พื้นหลังของหน้า ย่อหน้า จัดเรียง เป็นต้น
รูปที่ 1-16 แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ
4) แท็บการอ้างอิง เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ใน การแทรก ได้แก่ สารบัญ เชิงอรรถ ข้อมูลอ้างอิงและบรรณานุกรม คำอธิบายภาพ ดัชนี เป็นต้น
รูปที่ 1-17 แท็บการอ้างอิง
5) แท็บการส่งจดหมาย เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ ใช้ในการแทรก ได้แก่ สร้าง เริ่มจดหมายเวียน เขียนและแทรกเขตข้อมูล แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เสร็จสิ้น เป็นต้นดังรูป
รูปที่ 1-18 แท็บการส่งจดหมาย
6) แท็บตรวจทาน เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ใน การแทรก ได้แก่ การพิสูจน์อักษร ข้อคิดเห็น การติดตาม การเปลี่ยนแปลง เปรียบเทียบ ป้องกัน เป็นต้นดังรูป
รูปที่ 1-19 แท็บตรวจทาน
7) แท็บมุมมอง เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ใน การแทรก ได้แก่ มุมมองเอกสาร แสดง/ซ่อน ย่อ/ขยาย หน้าต่าง แมโคร เป็นต้นดังรูป
รูปที่ 1-20 แท็บมุมมอง
8) แท็บบริบท เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ในการ แทรก ได้แก่ ปรับ ลักษณะ พิเศษเงา เส้นขอบ จัดเรียง ขนาด เป็นต้นดังรูป
รูปที่ 2-21 แท็บบริบท
3.2 การแสดงชื่อปุ่มบนแท็บ
เป็นการแสดงชื่อปุ่ม ไอคอนบนแท็บหรือแสดงให้เห็นว่าใช้ทำอะไร โดยให้เลื่อนตัวชี้ของเมาส์ไปยังไอคอนนั้นแล้วทิ้งไว้สักครู่ จะปรากฏคำอธิบายชื่อไอคอนนั้นขึ้น
รูปที่ 1-22 การแสดงชื่อปุ่มไอคอนบนแท็บ
3.3 การแสดงและซ่อน แท็บ
โดยทั่วไปแท็บเครื่องมือต่าง ๆ จะมีมากับโปรแกรมให้เราใช้งาน เรา สามารถซ่อนเก็บไว้ได้ โดยเปิดเมนูท้ายแถบเครื่องมือด่วน เลือกรายการ Ribbon ย่อ ให้เล็กสุด
รูปที่1-23 การใช้คำสั่งซ่อน/แสดงแถบ Ribbon
3.4 การเรียกใช้เมนูลัด
การเปิดเมนูลัด สามารถเรียกใช้ได้ทั้งจากเมาส์และแป้นพิมพ์ โดยคลิก เมาส์ที่ปุ่มขวาหรือกดแป้น Shift + F10 ก็ได้ และขึ้นอยู่กับสถานการณ์ที่เรียกใช้ เช่น การแก้ไข คำผิด การเรียกใช้ทั่วไป เป็นต้น
รูปที่ 1-24 การเรียกเมนูลัดทั่วไป
4 การใช้แถบเครื่องมือด่วน
เมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Word 2007 ขึ้นมาพิมพ์งานเอกสาร หากต้องการใช้ คำสั่งอย่างรวดเร็ว และเป็นคำสั่งสำคัญ ๆ จะใช้ได้ที่แถบเครื่องมือด่วน แต่ทั้งนี้ย่อมขึ้นกับ
4.1 การเพิ่มปุ่มบนแถบเครื่องมือด่วนอย่างรวดเร็ว
ให้คลิกปุ่มท้ายแถบเครื่องมือด่วน จะมีรายการที่เป็นชื่อปุ่มคำสั่งบนแถบ เครื่องมือด่วน ให้คลิกเลือกรายการปุ่มคำสั่งที่ต้องการ ก็จะมีเครื่องหมายถูกนำหน้า ถ้าคลิกอีกครั้ง เครื่องหมายถูกจะหายไป ปุ่มคำสั่งก็จะหายไปด้วย
รูปที่ 1-25 การเพิ่ม/ลดปุ่มคำสั่งบนแถบเครื่องมือด่วน
4.2 การยกเลิกหรือการทำซ้ำกับแถบเครื่องมือด่วน
จากแถบเครื่องมือด่วน เลือกรายการคำสั่งเลิกทำ หรือทำซ้ำ ได้อย่าง รวดเร็ว
รูปที่ 1-26 รายการคำสั่งเลิกทำ หรือทำซ้ำบนแถบเครื่องมือด่วน
5 การตั้งค่าตัวเลือก (Options)
เมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Word 2007 ขึ้นมาพิมพ์งานเอกสาร หากต้องการ ปรับแต่งตัวเลือกของส่วนประกอบต่าง ๆ ในโปรแกรม สามารถทำได้โดยคลิกปุ่ม Office จะเปิด กล่องโต้ตอบตัวเลือกขึ้นมา ซึ่งในที่นี้จะกล่าวถึงเฉพาะที่สำคัญ ๆ ดังต่อไปนี้
5.1 การตั้งค่าขั้นสูง
ในรายการขั้นสูง เช่น ตัวเลือกแก้ไข ตัดคัดลอกวาง ฯลฯ
รูปที่ 1-27 รายการขั้นสูง
5.2 การตั้งค่าบันทึก
ในรายการบันทึก มีการกำหนดค่าต่าง ๆ เช่น ได้แก่ อนุญาตบันทึกอย่าง รวดเร็ว บันทึกกู้คืนทุก ๆ กี่นาที และบันทึกเป็นไฟล์ชนิดใด ฯลฯ
รูปที่ 1-28 รายการบันทึก
5.3 การตั้งค่าการสะกดและไวยากรณ์
ในรายการพิสูจน์อักษร มีรายการที่ใช้กันทั่วไปสามารถตั้งค่าได้ เช่น ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ เมื่อแก้ไขตัวสะกด ฯลฯ
รูปที่ 1-29 รายการพิสูจน์อักษร
5.4 การตั้งค่าตำแหน่งที่ตั้งแฟ้ม
ในรายการ Add-in จะมีรายการแสดงและจัดการ Add-in ของ Microsoft Office
รูปที่ 1-30 รายการ Add-in
6 การใช้แท็บมุมมอง (Views)
เมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Word ขึ้นมาพิมพ์งานเอกสาร เราสามารถปรับ มุมมองหน้ากระดาษในแบบต่าง ๆ ได้ โดยคลิกแท็บมุมมอง แล้วเลือกปุ่มคำสั่งมุมมองเอกสาร
รูปที่ 1-31 การใช้แท็บมุมมอง 2-24
6.1 มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์
ในแท็บมุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ เป็นมุมมองที่แสดงเหมือนเอกสาร จริงที่จะถูกพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ ไม่ว่าจะเป็นการจัดรูปแบบข้อความ ขอบเขตของหน้ากระดาษ การแบ่งคอลัมน์ โดยจะแสดงให้เห็นไม้บรรทัดขณะพิมพ์งานเอกสารด้วย
รูปที่ 1-32 หน้ากระดาษแสดงมุมมองแบบเค้าโครงเหมือนพิมพ์
6.2 มุมมองเค้าโครงเว็บ
ในแท็บมุมมองเค้าโครงเว็บ เป็นการแสดงเอกสารในลักษณะของเว็บ เพจ
รูปที่ 1-33 หน้ากระดาษแสดงมุมมองแบบเค้าโครงเว็บ
6.3 มุมมองเค้าร่าง
ในแท็บมุมมอง เป็นมุมมองที่เลือกได้ว่า จะให้แสดงเฉพาะหัวเรื่องหลัก หัวเรื่องย่อย โดยตัดเนื้อความในหัวเรื่องออก หรือ อาจให้แสดงครบทั้งหมดก็ได้ ดังรูป
รูปที่ 1-34 หน้ากระดาษแสดงมุมมองแบบเค้าร่าง
ปุ่มคำสั่งต่าง ๆ ในมุมมองเค้าร่าง ได้แก่
ปุ่มเลื่อนขั้น เป็นปุ่มเลื่อนลำดับขั้นหัวเรื่องที่เลือกไว้ ขึ้น 1 ขั้น
ปุ่มลดขั้น เป็นปุ่มเลื่อนลำดับขั้นหัวเรื่องที่เลือกไว้ ลง 1 ขั้น
ปุ่มลดขั้นเป็นเนื้อความ เป็นปุ่มเปลี่ยนหัวเรื่องให้เป็นเนื้อความ
ปุ่มย้ายขึ้น เป็นปุ่มย้ายส่วนที่เลือกไว้ขึ้นไปไว้เหนือหัวเรื่องห่อนหน้านั้น
ปุ่มย้ายลง เป็นปุ่มย้ายส่วนที่เลือกไว้ ลงไปไว้ใต้หัวเรื่องถัดไป
ปุ่มขยาย เป็นปุ่มแสดงหัวเรื่องย่อย หรือเนื้อความในหัวเรื่องหลัก
ปุ่มยุบ เป็นปุ่มซ่อนหัวเรื่องย่อยหรือเนื้อความในหัวเรื่องหลัก
6.4 มุมมองแบบแมปเอกสาร
ในแท็บมุมมองแบบแมปเอกสาร เป็นมุมมองที่แสดงหัวข้อใหญ่และหัวข้อ ย่อย โดยมีสัญลักษณ์ + และ – ที่จะให้แสดงและไม่แสดงหัวข้อย่อย อยู่ทางด้านซ้ายของเอกสาร
รูปที่ 1-35 หน้ากระดาษแสดงมุมมองแบบแมปเอกสาร
6.5 แท็บมุมมองแบบเต็มจอ
ในแท็บมุมมองแบบเต็มจอ เป็นมุมมองที่แสดงแบบเค้าร่างเต็มจอภาพ และ เมนูจะถูกซ่อนไว้ด้านบน
รูปที่ 1-36 หน้ากระดาษแสดงมุมมองแบบเต็มจอ
6.6 มุมมองแบบย่อ/ขยาย
ในแท็บมุมมองแบบย่อ/ขยาย เป็นมุมมองที่แสดงแบบเค้าโครงเหมือนพิมพ์ ที่มีขนาดต่าง ๆ กันตามที่เราต้องการ จะมีแผ่นกล่องโต้ตอบการย่อ/ขยายปรากฏขึ้น แล้วจึงเลือก ตัวเลือกที่ต้องการ หรือจะใช้แถบสถานะทางด้านล่างมุมขวาก็ได้
รูปที่ 2-37 กล่องโต้ตอบของการย่อ/ขยาย
รูปที่ 1-38 หน้ากระดาษแสดงมุมมองแบบย่อ/ขยายเลือกที่ 200 %
รูปที่ 1-39 หน้ากระดาษแสดงมุมมองแบบย่อ/ขยาย เลือกแสดงหลายหน้า
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น